أولى خطوات اعداد وكتابة التقرير والذي هو عبارة عن حساب واقعي يقوم بعرض الحقائق خول موضوع أو قضية معينة بشكل ملخص، ويمكن للشخص من خلال قراءة التقارير أن يكون على دراية بالموضوع، ولكن كتابة التقارير ليس بسهل، بل يجب عند كتابته إتباع مجموعة من الخطوات والقواعد المعينة حتى يظهر للقارئ بمستوى وجودة عالية.
التقرير
- سرد لمجموعة متنوعة من الأمور التي تخص موضوعاً ما سواء كان منطوق أو مكتوب.
- عادةً ما تشير التقارير إلى المستندات الرسمية التي يتم من خلالها التحقق من الموضوع.
- يكتب تلك التقارير خبير أو متخصص في ذلك، أو الشخص الذي تم تكليفه بذلك.
- يوجد العديد من أنواع التقارير المختلفة.
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة الفهرس
أنواع التقارير
- التقارير الغير رسمية: ويوجد منها نوعان التقرير الطويل والتقرير القصير.
- التقارير الرسمية: مثل الرسالة العلمية.
- التقارير الدورية: تتميز بأنها موجزة وشاملة.
- تقارير التفتيش والصيانة: وتستخدم من أجل الكشف عن المباني والعقارات بمختلف أنواعها.
أولى خطوات اعداد وكتابة التقرير
- اختيار الموضوع بناءً على المهمة فيجب التأكد من أن هناك معلومات كافية حول هذا الموضع، وان يكون مثير للاهتمام حيث يساعد ذلك على جودة التقارير.
- عمل بحث مبدئي للقيام بجمع المعلومات الخاصة بالتقرير ويكون ذلك من خلال المصادر ذات السمعة الطيبة، والاعتماد على الوثائق الرسمية وعلى التقارير الأخرى وكتب المؤلفين المحترمين.
- كتابة مشكلة التقرير أو البيان من خلال التصور الرئيسي لموضوع التقرير، مثل الجملة الافتتاحية.
- إعداد المخطط التفصيلي لجميع أنواع الكتابة، وذلك لان اغلب التقارير تكون مفصولة بالعناوين وبالعناوين الرئيسية، وكلما كان المخطط قوي كلما كان التقرير يسير على المسار الصحيح.
- كتابة مسودة أولية أو ما تعرف بالمسودة الأولى حيث يتم من خلالها وضع المعلومات التي تم الحصول عليها، ومن ثم إتباع المخطط التفصيلي لتجنب التأكد من عدم وأجود أي إهمال في التقرير.
- مراجعة وتحرير التقرير وإصلاح الأخطاء التي تم تجاهلها في المرة الأولى.
- عملية التدقيق اللغوي والتحقق من الأخطاء، حيث يتم في هذه الخطوة البحث عن مشكلات معينة.
أهمية التقارير
- تساعد على نقل المعلومات بشكل بسيط وموضح.
- تغطي كمية كبيرة من المواضيع ومن القضايا المتنوعة والتي يتم تقديمها بطريقة واضحة ودقيقة.
- تساعد على فهم المعلومات بسهولة لأنها تضم المعلومات بشكل منظم ومرتب.
- تركز على ثلاثة أمور رئيسية وهي الشريحة المستهدفة، والغرض من الكتابة، ونوع المعلومات المراد توصيلها للقارئ.
اقرأ أيضًا: نموذج كتابة الرسالة
خصائص كتابة التقارير
- التركيز على المعلومات الأساسية أثناء الكتابة.
- الدقة والوضوح وعدم التضليل.
- الكتابة بكل وضوح.
- القيام بذكر المعلومات بشكل موضح، وتجنب الإطالة في الشرح.
كيفية كتابة تقرير عمل يومي
تقرير العمل اليومي
تاريخ اليوم:…../……/……. الموافق يوم: ………….
ملخص الأنشطة: …………………………………….
المهام المكتملة: ………………………………………
المهام المتبقية: ………………………………………
مدى نجاح الجدول الزمني لليوم: ………………. الملاحظات: ……………………
الملاحظات الإضافية: …………………………………
التوصيات: ………………………………
مقدم التقرير: …………………
التوقيع: ……………
نموذج كتابة تقرير عمل جاهز
المملكة العربية السعودية
اسم المركز أو الهيئة هنا
تقرير
بتاريخ يوم: ………… الموافق: …./…../….. أقدم هذا التقرير أنا/ ……………….. بصفتي/ …………………..
موجه إلى/ …………………………………………………..
موضوع التقرير/ ……………………………………………
قمت اليوم أنا المذكور أعلاه بصحبة لجنة مكونة من (…..) أعضاء بالقيام بتحري حول: ……………………………..
وصف الحدث: ……………………………………………
العناصر المشاركة فيه، هي:
……………………….. الملاحظات ……………….
……………………….. الملاحظات ……………….
……………………….. الملاحظات ……………….
النتائج
بناءًا على ما تم ملاحظته فقد أثمر الحدث عن نتائج هامة نوضحها على هيئة نقاط، وهي:
…………………………….
…………………………….
ملاحظات متفق عليها: …………………………………..
الإمضاء
رئيس اللجنة المراقب المشرف
…………. ……….. ………….
اقرأ أيضًا: تعريف الكتابة العلمية
تعتبر أولى خطوات اعداد وكتابة التقرير من الأمور الهامة التي تساعد في نجاح أي تقرير، حيث يساعد التقرير على وصول المعلومات ونقلها بطريقة مبسطة إلى الآخرين، وذلك لأنه يعتمد على عملية البحث عن البيانات وتحليلها والقيام بتقديمها على شكل معلومات.
